يحرص مكتب الزعيم وشركاه للمحاماة والاستشارات القانونية دوماً على تقديم أفضل الطرق للوصول للحل الأمثل لحفظ جميع ملفات زبائن وعملاء المكتب، حيث قام بتطبيق مشروع الأرشفة الالكترونية، هذا المشروع الذي يهدف إلى حماية الملفات من السرقة والضياع والتلف وسهولة الوصول إليها، كما أنه يوفر الوقت والجهد.
حيث أن نظام الأرشفة الالكترونية خصص للتعامل مع المستندات الورقية وتحويلها إلى وثائق الكترونية، ثم يتم حفظها في تصنيفات بحيث يتم الوصول إلى أي وثيقة بسهولة وسرعة فائقة، كما يوفر النظام سرعة الوصول إلى الملفات ويضمن السرية التامة، حيث يتم إدارة المستندات بواسطة صلاحيات دقيقة مع عدم القدرة في تغيير أي بيانات في ملفات المحامين.
وباستخدام نظام الأرشفة الالكتروني تم توفر المساحات والخزائن وكذلك توفر الوقت والجهد في ترتيب الملفات داخل المجلدات، حيث يتم تخزين جميع الملفات والمستندات الورقية على قرص صلب داخل جهاز الحاسوب، كما أن النظام يقوم بعمل نسخ احتياطية من الملفات المخزنة بنظام الأرشفة الالكتروني لتخزينها احتياطيا.
ونشير بالذكر أنه تم العمل بنظام الأرشفة الالكتروني بمكتب الزعيم وشركاه حديثاً والذي تشرف عليه شركة ويرهاوس لتكنولوجيا المعلومات والاتصالات ليقوم بجميع وظائف الأرشفة بصورة سهلة ومتكاملة قابلة للتخصيص بما يتناسب مع أنشطة المكتب مما يؤدي إلى تكوين أرشيف آلي موثوق وقوي يحل جميع إشكاليات الأرشيف اليدوي.
مميزات نظام الأرشفة الالكترونية:
-تصنيف وفرز الوثائق بصورة سهلة ومرنة وبصورة آلية.
- الحصول السريع والمباشر على أي وثيقة من أي نوع في أي وقت.
- مشاركة الوثائق بين المستخدمين.
- حماية الوثائق من الضياع والتلف.
- توفير التكاليف التي تنفق في الأرشيف اليدوي.
- إدارة حياة الوثائق بصورة آلية.
- البحث عن أي وثيقة بطرق متعددة.
- إمكانية تحويل محتوى هذه الوثائق الى قاعدة بيانات متكاملة بحيث يمكن البحث في محتويات هذه الوثائق.
- متعدد الفروع واللغات والمستخدمين.
- تعدد مستويات الصلاحيات (البرنامج – الشاشات- التقارير).
- تعدد مستويات الحماية والرقابة.
- واجهة استخدام تتضمن مختلف العمليات حسب الصلاحيات وذات مرونة عالية وامكانية التخصيص للحقول الظاهرة حسب المستخدم وإمكانية إضافة حقول جديدة.
- المرونة العالية في إدارة النظام من خلال عمل النسخ الاحتياطية واسترجاع البيانات وأرشفة البيانات التاريخية.
بعد استعراض هذه المعلومات عن مشروع الأرشفة الالكترونية الذي تم تطبيقه حديثاً يتقدم مكتب الزعيم وشركاه ممثلاً بالأستاذ/ شرحبيل يوسف الزعيم بالشكر الجزيل لشركة ويرهاوس لتكنولوجيا المعلومات والاتصالات لتقديمها هذه الخدمة الأمثل والأفضل في عالم الأرشيف الالكتروني.
ويعتبر تطبيق هذا المشروع ميزة اضافية لمكتب الزعيم وشركاه تجعله دائماً في الطليعة والصدارة.
|
|